学校物资采购管理办法.doc

学校物资采购管理办法

第一章    原 则

第一条. 为进一步规范学校的采购行为，加强学校的物资采购管理，根据美佛儿国际学校的实际情况特制订本物资采购管理办法。

第二条. 本物资采购管理办法针对的是美佛儿国际学校下列采购业务：

1. 学校食堂采购

指学校食堂所需要的主副食品采购。

2. 学校行政、教学、后勤采购

指学校各部门所需要的行政办公用品采购、学校各教学单位所需要的教学用品采购，以及学校宿舍等后勤部门所需要的物品采购。

第三条. 整个物资采购过程分为采购申请审批、采购过程管理、仓库管理、采购资金管理等四个主要环节。

第二章    采购申请审批

第四条. 各部门所需要采购的物资，必须填写“物资采购申请单”，报送总务处办理申请手续。学校食堂所需要的主副食品采购，应在每周四提出下周的食谱及每日采购计划，经食堂主管填写“申购单”并签字后报送总务处。其他各部门需要的物资，也必须填写“申购单”，经部门主管签字后，报送总务处审批。“申购单”一般采用一式两联的方式，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容，一起交总务处审批。

第五条. 总务处收到各部门的申购需求，审核同意后，编制采购计划及费用预算，一并报送财务部审核。对于食堂采购需求，总务处应该征求营养专家、学校采购人员对食堂周谱的意见，如有修改则要求食堂重新制定食谱及每日采购计划；如无修改，总务处审核后在食堂“申购单”上签字同意并编制采购预算，报送财务部。对于其他部门的采购需求，总务处应核对学校物资库存情况，对部门“申购单”签署意见并编制采购计划及部门采购预算后，一并报送财务部审核。

第六条. 财务部接到总务处转送的部门“申购单”后，审核部门的费用支出是否超出部门费用预算，签署意见后报送行政副校长。如果没有超出部门费用预算，则由行政副校长审批同意后执行；如果超出部门费用预算，则行政副校长审批后，还需要由校长最终审批同意后执行。

第七条. 审批通过的部门“申购单”一份由申购部门留存，作为以后领取物资的依据；另一份由总务处留存，并由总务处据之填写“采购订货单”授权采购人员办理购物手续。“采购订货单”一式三联，其中一份由采购人员保管，作为采购依据；一份由采购员在物资采购入库时转交仓管员，作为验收货物的依据；一份由总务处归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。

第八条. 上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、电话或手机短消息授权，之后补办书面文件。

第三章  采购过程管理

第九条. 总务处要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化情况，建立主要采购物资的基准价格体系，据之编制采购预算及规范采购价格决定。

第十条. 学校采购物资，采购员在与供货商谈判价格时，必须两个采购员一起参加谈判定价。

第十一条. 对单项或批量采购预算达到10万元以上的物资采购，具备招标条件的，一律实行招标采购。具体实施方法见《美佛儿国际学校物资采购招标实施办法》。

第十二条. 对于单项或批量采购金额在3000元以下（含）的物资采购，采购员具有采购价格的最终决定权；但是如果采购物资单位价格上涨超过基准价格10%时，采购员没有价格最终决定权，必须将产品标准、规格、价格等相关信息报送总务处，总务处了解相关详细情况后签署审核意见，然后转送财务部进行部门费用预算审核，最后由行政副校长审批决定。

第十三条. 对于单项或批量采购金额在3000元以上，10万元（含）以下的物资采购，采购员应该首先进行询价过程。根据询价结果，采购员将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处了解详细情况后签署审核意见，然后转送财务部审核费用预算，最后根据采购金额报送由行政副校长或校长审批决定。当采购金额在3000元以上，10000元（含）以下时，采购最终决定权在行政副校长；采购金额在10000元以上，10万元以下（含）时，行政副校长审核后，由校长最终审批决定。

第十四条. 采购价格决定过程中，总务处主任、行政副校长、校长根据需要可以参与价格谈判和采购合同的签订。

第十五条. 上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真或电话授权，之后补办书面文件。

第十六条. 监察审计室负责对采购流程的监控，应该定期及不定期检查采购单据，审查采购流程及采购价格决定是否执行和遵守采购制度。同时，监察审计室也负责定期及不定期对采购价格进行调查和对外询价，为领导决定采购价格和签订采购合同提供决策支持。 

第十七条. 学校采购的一切物资，在尾款支付前，总务处必须向供货商索要发票。

第四章   仓库管理

第十八条. 仓库的物资验收入库：

采购员购回的各种物资都应及时送交仓库验收。仓管员应对照“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明物资已经验收入库的会计凭证。“入库单”一式四联，由仓管员填制并签字后，一张仓管员留存，登记仓库台帐；一张由仓管员在2日内交总务处进行业务核算，总务处在收到入库单后应及时通知申购单位领取物资；一张由采购员作为报销依据，连同发票、供货商货物清单等资料一起送交财务部门登记入帐；一张交监察审计室存档、审核。

学校分设食堂仓库管理员和行政后勤物资仓库管理员，分别对食堂采购物资和行政后勤采购物资进行入库管理。

第十九条. 物资在库期间的管理：

保管员要对库存物资进行科学管理，切实做到摆放科学，数量准确，质量不变等。物资管理必须有完整的帐、卡档案,仓管员需要对物资进行分类登记，首先对采购的物资进行大类区分，然后对大类中每一种物资都单列帐薄或页数进行登记，另外仓管员必须每周登记库存物资报表，报送总务处。对易腐化变质的物品，应及时通知申购单位领取。

第二十条. 物资领取出库：

物资领用部门领取物资时，需要填写“领料单”，经部门主管签字后报送总务处，总务处首先核对领用部门原审批后的“申购单”及“领料单”，签字同意后，领料人持审批后“领料单”向仓管员申领物资。食堂主副食品物资领用不需要总务处审核，食堂主管在“领料单”上签字同意后就可进行物资申领。

仓管员核对“领料单”审批手续是否完备后，登记物资出库和发放手续。仓管员填写“出库单”，经领料人签字后领取物资。“出库单”一式三联，一张由仓管员连同“领料单”留存归档，并登记库存台帐；一张交总务处进行登记存档；一张交财务部门登记入帐。

第二十一条. 库存物资清查盘点：

1. 及时准确掌握物资实际变动情况，对物资库存情况做到心中有数，及时处理积压。保管人员要及时检查库存物资的帐、卡、物是否相符。

2. 学校监察审计室应每月、季定期对库存物资进行轮番抽查。每半年由监察审计室、总务处、财务室共同组成清仓盘点小组，对仓库物资进行全面清点，在清点中如发现盘盈盘亏，必须分析原因，说明情况。如发现严重短缺和损坏，应查明原因，追究责任。对超储、呆滞物资及时处理解决。

第五章    采购资金管理

第二十二条. 学校除零星物资采购可以由采购员现金采购外，大额采购业务及周期性采购业务应尽可能签订采购合同，并选择定点供货方，由财务部现金付款或转账付款。

第二十三条. 对于零星物资现金采购，实行采购员备付金制度。采购员填写“领款单”，总务处审核后转交行政副校长审批。行政副校长审批同意后，采购员持“领款单”向财务领取3000元的备付金，同时采购员需要缴纳同等金额的保证金，由财务出具收款凭证交采购员保存。备付金实行实报实销制度。

第二十四条. 对于大量购买业务和周期性采购业务，应尽可能在比质、比价、比信誉、比售后服务的基础上实行定点采购，同类产品应定点两个供货单位。供货单位一经确定，使用部门、总务处要及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况，以便及时调整。定点采购应签订采购合同，尽量由财务部直接转账付款。

第二十五条. 对于采购金额超过采购员备付金金额，同时也不能通过财务部转账方式付款的采购业务，应尽量采用货到付款方式，即供货方根据采购协议将货物发送到学校，然后供货方根据协议规定凭发票直接从财务部领取货款。

第二十六条. 对于采购金额在3000元以上，10万元（含）以下的采购业务，当采购合同或采购协议经学校领导审批同意后，采购员填写“申请付款单”，经过总务处审核，报送行政副校长或校长审批同意。当采购金额在3000元以上，1万元（含）以下时，行政副校长最终审批决定；当采购金额在1万元以上，10万元（含）以下时，行政副校长审核后，由校长最终审批决定。采购员在每周三、六两日前将审批后“申请付款单”报送财务部审核汇总付款需求。在每周三、六两日，财务部出纳领取相应现金陪同采购员外出付款采购。在每周三、六两日的其他时间，财务部仅进行采购付款需求汇总，而不提取现金外出付款。

第二十七条. 采购金额在10万元以上的采购业务，遵循《美佛儿国际学校物资采购招标实施办法》规定，由财务部根据采购合同付款。

第二十八条. 采购员现金采购的报销必须遵循一定的审批流程。采购员首先填制“付款凭证”，附上入库单、发票，报送总务处审核后转送财务部，财务部签署审核意见后报送行政副校长审批，最后采购人员持审批后报销凭证向财务部报销。

第二十九条. 对于财务部银行转账及现金付款的采购业务，在收到供货方发票及入库单后，财务部填制“付款凭证”附上发票、银行付款凭证、采购合同或协议、入库单等单据，报送采购员、总务处、行政副校长或校长等签字审批，然后据之进行帐务处理。当付款金额在1万元（含）以下时，行政副校长最终审批决定；当付款金额在1万元以上，10万元（含）以下时，行政副校长审核后，由校长最终审批决定。

第六章    附则

第三十条. 本物资采购管理办法由财务部负责解释。

第三十一条. 本物资采购管理办法自制定之日起实施。