办公用品管理办法
1.目的
规范管理物资入库、出库、退库、保管、盘点等过程的操作与管理,合理有效利用资源,制定本办法。
2.适用范围
适用于XX集团本部及各总包项目部办公用品、办公耗材等各类物资的出入
库储备管理。
3. 办公用品管理
3.1 分类
一级分类 | 二级分类 | 类别名称 |
文具用品 | 书写修正用品 | 签字笔、圆珠笔、铅笔、荧光笔、记号笔、白板笔、绘图笔、笔芯、橡皮、修正带、 墨水等 |
办公本簿 | 软面抄、硬面抄、皮面本、单据、标签、告示贴、便条纸等 | |
文件管理用品 | 资料册、档案盒、文件夹、写字夹板、文件套、文件袋、档案袋、抽杆夹、拉链袋等 | |
桌面用品 | 文件栏、笔筒、订书机、起钉器、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、裁纸刀、剪刀、垫板、电话机、计算器等 | |
办公用纸 | 复印纸、相片纸、打码纸、铜版纸、彩喷纸、全透纸、不干胶打印纸、 复写纸等 | |
耗材 | 打印耗材 | 硒鼓、墨盒、色带、粉盒等 |
装订耗材 | 装订夹条、装订胶圈、装订透片、皮纹纸等 | |
电脑周边用品 | Ⅰ:鼠标、U 盘、激光笔等 | |
Ⅱ:鼠标垫、光盘、插线板、电池等 | ||
IT 耗材 | 网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线等 | |
办公生活品 | 垃圾桶、垃圾袋、抽纸、卷纸、洗衣粉、消毒液、蚊香、除湿剂、牙签、打火机、一次性纸杯、红包等 |
3.2 申购:
3.2.1集团各部门、各总包公司、各项目部内勤人员每月20日前需登录OA系统填写《办公物资申购单》申请下月办公用品计划,并在每月22日-25日前完成部门审批流程,集团行政部每月25日进行汇总审核,由后勤经理复核,行政部经理核准,报行政总监审批确认后,由后勤专员28日前进行办理。
3.2.2各部门、各项目部有办公耗材需求,由发起人在集团信息系统《办公耗材申购单》中提出申请,内勤审核需求标准,部门或项目部负责人审批,转集团部审批后,由集团后勤采购人员办理采购。
3.2.3《办公物资申购单》填写要求:选择相应类别及品名等信息,“类别”里无选项的,需选择“其他”并备注说明。
3.2.4 申购标准:
3.2.4.1 书写修正用品、办公本簿、文件管理用品、装订耗材、办公用纸以节约为原则按需领用。
3.2.4.2 桌面用品、电脑周边用品、打印耗材非初次申购,以旧换新。
3.2.4.3特定岗位的办公用品按需申购或行政部统一配置。
3.3 验收入库
3.3.1 物资验收由库房管理员和采购人员共同完成。验收时对照供方“供货单”和经审批的“办公用品申购单”,核对物资品名、规格、型号、数量,检验物品质量,验收合格后,库房管理员和采购人员共同在入库凭证上签字确认。如发现实物品名、型号、规格、数量与申购不符或包装破损、物品损坏,库房管理员不得接收物品,由采购人员协调供应商及时做退、换、补货处理。
3.2.2 各部门集中申购的办公用品应及时入帐,库存办公用品造册登记。
3.4 出库
3.4.1 每月 10 日前(遇节假日顺延),按需求集中发放办公用品,各部门内勤人员至库房办理办公用品领用手续;办公耗材申请流程结束后三个工作日(遇节假日顺延)即可至库房领用。
3.4.2 办公用品在不影响使用、无专业要求的基础上不得随意更换。
3.4.3 原则不办理办公用品计划外领用,需紧急领用的,填写《领料单》至库房办理领用手续。
3.4.3原则上每个项目部只能领用2个4G优盘,由项目内勤分配保管,非人为损坏重新申请,以旧换新,项目结束后需交回集团总部。
3.4.4 新入职人员办公用品配置
3.4.4.1 配置标准:
普通员工 | 经理级 | 总监级以上 |
三栏文件栏1个 电话机1部 文件夹1个 告示贴1本 软抄1本 按动中性笔2支 电话线1根 网线1根 | 另加: 黑皮笔记本1本 XX大、小稿纸各1本 普通计算器1个 笔筒1个 铅笔1支 橡皮1块 垃圾桶1个
| 另加: 订书机1个 订书针1盒 胶水1瓶 抽纸1盒 3米接线板1个 K39中性笔1支 1.0中性笔1支 纸杯1袋 笔记本电脑一台(5000元左右)
|
3.4.4.2集团库房管理员依据人资部《入职联络单》,经行政总监签字后,由各部门内勤人员在新员工到岗前 1 个工作日按标准配放。
3.4.5 库房管理员建立办公用品(非消耗类)领用台帐,详细登记各部门员工桌面用品、电脑周边用品(Ⅰ)、打印耗材的领用情况。
3.5 退库
3.5.1 调出或离职人员在办理交接或离职手续时,须将所领用的可二次利用物品退还至行政部作再次分配处理。
4.附则
4.1 本办法自颁布之日起实施,原相关规定同时废止。
4.2 本办法拟订、修改及解释权为集团行政部。
公 司:南京办公用品采购网
联系人:杨经理
电话:17502537315
手机:17502537315
E-mail:37666006@qq.com
地 址:南京市建邺区嘉陵江东街18号新城科技园3栋2楼